Минский городской архив принимает на хранение документы постоянного срока хранения и по личному составу ликвидированных в городе Минске субъектов хозяйствования (юридических лиц, представительств иностранных государств, индивидуальных предпринимателей, общественных объединений). На хранении в архиве находятся документы с 1944 года по настоящее время.

Согласно Декрета Президента Республики Беларусь от 16.01.2019 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» архив представляет регистрирующему органу сведения о сдаче субъектом хозяйствования на хранение документов, в том числе по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда его работников. В соответствии с нормами законодательства, в случае ликвидации субъектов хозяйствования его документы в обязательном порядке передаются в архив.

Документы на хранение в архив передаются только в упорядоченном виде: прошиты в картонные папки, пронумерованы листы, составлены обложки дел и листы-заверители, а так же оформлены описи дел. Данные нормы являются обязательными и предусмотрены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143

Сроки хранения документов определены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140, которым установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

Согласно ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (КоАП № 194-З от 21.04.2003) за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного срока хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрено наложение штрафа в размере от 10 (десяти) до 30 (тридцати) базовых величин.

Документы временного срока хранения можно уничтожить только после истечения положенного срока хранения, установленного Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140. Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется после подготовки описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Отобранные к уничтожению документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Ответ: Согласно Указа Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» Минский городской архив выдает бесплатно архивные справки (архивные копии, архивные выписки, информационные письма) по запросам социально-правового характера не касающимся имущественных и наследственных прав граждан.

Для получения справки из архива гражданину необходимо подать заявление (указать ФИО, адрес, место и период работы). Срок исполнения заявления составляет 15 дней со дня подачи заявления, а при необходимости дополнительного изучения и проверки – 1 месяц.

Минский городской архив оказывает платные услуги по научно-технической обработке документов, составлению актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Стоимость услуг зависит от объема выполняемых работ.