Минский городской архив осуществляет прием, хранение, учет и использование документов реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций.

Порядок формирования и оформления документов и дел, а также порядок их передачи на хранение в архив определен Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 августа 2025 г. № 60.

Документы ликвидированных субъектов хозяйствования передаются на хранение в архив только в оформленном виде (документы систематизированы, прошиты в картонные папки, пронумерованы листы, оформлены листы-заверители и обложки дел, составлены историко-архивная справка и опись дел, приобретена архивная коробка установленного образца).

Работы (услуги), связанные с передачей документов на хранение в Минский городской архив (оформление документов и дел, транспортирование, изготовление (приобретение) коробок и т.п.), выполняются за счет средств субъектов хозяйствования, которые их передают.